Na temelju članka 11. alineja 3. Statuta Zaklade sveti Dominik Savio, Upravni odbor Zaklade sveti Dominik Savio na sjednici održanoj dana 24. rujna 2018. godine donosi

PRAVILNIK
O PRIKUPLJANJU, OBRADI, UPOTREBI I ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA

Opće odredbe

Članak 1.

1. Ovim Pravilnikom o prikupljanju, obradi, upotrebi i zaštiti osobnih podataka (u daljnjem tekstu: Pravilnik) propisuju se pravila o prikupljanju, obradi, upotrebi i zaštiti osobnih podataka sukladno odredbama Uredbe broj 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. godine o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka; u daljnjem tekstu: Uredba).

2. U skladu s Pravilnikom o kriterijima i postupku dodjele stipendija. (u daljnjem tekstu: Pravilnik o dodjeli stipendija) Zaklada prikuplja osobne podatke radi provedbe javnog natječaja za dodjelu stipendija.

3. Zaklada je osnovana radi sa svrhom materijalne i duhovne potpore obiteljima s više djece, djeci samohranih roditelja, djeci bez roditelja te srednjoškolcima i studentima slabijeg materijalnog stanja za pomoć u školovanju.

4. Zaklada će obrađivati osobne podatke pošteno i zakonito te prikupljati osobne podatke koji su bitni za postizanje utvrđene svrhe i neće ih prikupljati u većem opsegu nego što je to nužno da bi se postigla utvrđena svrha. U slučajevima kada je potrebno utvrditi vjerodostojnost prikupljenih osobnih podataka Zaklada traži presliku odgovarajuće dokumentacije, koja će se nakon ispunjenja svrhe uništiti.

 

Prikupljanje i obrada osobnih podataka u postupku natječaja

Članak 2.

1. U skladu s odredbama Pravilnika o dodjeli stipendija Zaklada u postupku natječaja za dodjelu stipendija obrađuje sljedeće osobne podatke podnositelja molbe za dodjelu stipendije (u daljnjem tekstu: podnositelj molbe):
- ime i prezime
- adresu stanovanja
- datum rođenja
- broj telefona i/ili mobitela
- adresu e-pošte
- status podnositelja molbe u školi odnosno na fakultetu
- primanja roditelja, članova obitelji ili skrbnika podnositelja molbe

2. Osim podataka iz stavka 1., a u skladu s čl. 5., 6. i 10. st. 3. Pravilnika o dodjeli stipendija, Zaklada u postupku javnog natječaja prikuplja i dokumentaciju koju je podnositelj molbe dužan priložiti kao 1 dokaz o ispunjavanju traženih uvjeta natječaja i kojom se potvrđuje vjerodostojnost prikupljenih podataka iz stavka 1. ovog članka:

  • opis materijalnog stanja obitelji podnositelja molbe
  • potvrdu o upisu podnositelja molbe u školsku/akademsku godinu
  • potvrdu o primanjima roditelja, članova obitelji ili skrbnika podnositelja molbe (potvrda o zadnje tri plaće, odrezak mirovine, invalidnine, dječjeg doplatka, socijalne pomoći ili drugo)
  • potvrdu o nezaposlenosti roditelja, članova obitelji ili skrbnika podnositelja molbe
  • izjavu da podnositelj ne prima drugu novčanu pomoć ili stipendiju.

Članak 3.

1. Osobni podaci iz članka 2. Pravilnika prikupljaju se istovremeno s podnošenjem prijave na natječaj.

2. Prije prikupljanja osobnih podataka Zaklada će na službenim obrascima objaviti sve informacije u skladu s člancima 13. i 14. Uredbe, koji se odnose na informacije koje treba dostaviti ako se osobni podaci prikupljaju od podnositelja molbe, odnosno na informacije koje treba dostaviti ako osobni podaci nisu dobiveni od podnositelja molbe.

3. Službeni obrasci iz stavka 1. ovog članka, ako je to primjenjivo, sadržavat će i zahtjev za davanje privole za obradu osobnih podataka koji će se jasno moći razlučiti od svih drugih pitanja koja se tiču prijave na natječaj i bit će u razumljivom i lako dostupnom obliku uz upotrebu jasnog i jednostavnog jezika.

 

Prikupljanje i obrada osobnih podataka o dobitnicima stipendija i potpora

Članak 4.

1. Radi sklapanja ugovora s primateljima novčane pomoći i stipendija i njihove isplate Zaklada
prikuplja i sljedeće osobne podatke:

  • OIB
  • datum rođenja
  • naziv banke i broj tekućeg računa (IBAN).

2. Zaklada će primatelju stipendije pružiti informacije o identitetu primatelja podataka, o svrsi obrade, podatku kojim će se koristiti i postojanju prava na povlačenje privole ako je to moguće provesti.

Pravo pristupa informacijama o osobnim podacima

Članak 5.

1. Zaklada će omogućiti pristup osobnim podacima i dokumentaciji isključivo članovima Upravnog odbora Zaklade u skladu s odredbama Pravilnika o dodjeli stipendija i primjenjujući mjere za autorizaciju i pravo pristupa (dodjeljivanje korisničkog imena i lozinke).

2. Osobe s pravom pristupa osobnim podacima i dokumentaciji potpisuju Izjavu o povjerljivosti.

3. Osobni podaci mogu se prenositi trećim osobama (tijelima državne vlasti, sudovima i sl.) bez posebne privole primatelja stipendije samo ako je to utvrđeno posebnim zakonima ili je potrebno radi ostvarivanja prava primatelja stipendije ili u vezi s ugovorom o stipendiji.

 

Vremensko razdoblje čuvanja dokumentacije

Članak 6.

1. U skladu s čl. 11. st. 1. Pravilnika o dodjeli stipendija, Upravni odbor Zaklade donosi odluku o dodjeljivanju ili ne dodjeljivanju stipendije pojedinom podnositelju molbe, pa se ovisno o tome određuju različiti rokovi čuvanja natječajne dokumentacije.

2. Odluke Upravnog odbora, zapisnici sa sjednica Upravnog odbora, ugovori o stipendijama i dosjei primatelja novčane pomoći i stipendija čuvaju se prema Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija i drugim pozitivnim propisima Republike Hrvatske koji reguliraju to područje.

3. Prijave na natječaj i osobni podaci članova Upravnog odbora Zaklade čuvaju se trajno.

 

Mjere zaštite

Članak 7.

1. Radi sprečavanja stvaranja ozbiljnog rizika za zaštitu osobnih podataka i dokumentacije iz čl. 2. i čl. 4. Pravilnika, Zaklada će osigurati da se papirnata dokumentacija čuva u zaključanim ormarima, a da se podaci spremljeni u elektroničkom obliku štite posebnim mjerama za autorizaciju i pravo pristupa (dodjeljivanje korisničkog imena i lozinke).

2. Zaklada će osigurati mjere tehničke zaštite prilikom komuniciranja elektroničkom poštom.

Članak 8.

Osobe zadužene za obradu osobnih podataka odgovorne su za zaštitu osobnih podataka od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene
promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.

Članak 9.

Ovaj pravilnik stupa na snagu danom objave na internetskim stranicama kojima se Zaklada koristi.